प्रस्तावना:- कोणताही पत्रव्यवहार निकाली काढण्यासाठी कशा पध्दतीने टिपणी लेखन व पत्रव्यवहारचे ज्ञान असणे आवश्यक आहे. याबाबत शासन स्तरावरुन कार्यालयीन कार्यपध्दती तयार केली आहे. त्यानुसार टिपणी व पत्रलेखन करावे.शासन निर्णय दि.30/05/2018 नुसार शासनाच्या वतीने करण्यात येणारा सर्व पत्रव्यवहार /प्रत्येक कागदपत्र /आदेश/पावती व इतर कोणत्याही प्रकारच्या दस्ताऐवजावर सही करणाऱ्या अधिकारी /कर्मचारी यांनी सहीखाली स्वत:चे नांव,पदनाम व कार्यालय स्पष्ट शब्दात नमूद करण्याला पाहिजे. “करीता” हा शब्द टाळावा.
Table of Contents
कार्यालयीन कार्यपध्दती
अ) कार्यालयीन टिपणी
1.टिपणी लेखन म्हणजे काय:-
एखादे पत्र/प्रकरण निकालात काढणे सोयीचे व्हावे म्हणून त्यावर आवश्यक ती कार्यवाही सुचविण्यासाठी त्या पत्रासंबंधी/प्रकरणासंबंधी केलेले मुददेसुद लेखन म्हणजे टिपणी होय.
2.टिपणी लेखन का करावे:-
1.एखादे प्रकरण निकालात काढण्यासाठी अधिकाऱ्याला त्याची पूर्वपीठीका माहिती करुन देणे.
2.विचाराधीन कागदपत्रात अंतर्भूत असलेल्या मुद्यांचा विचार करणे व प्रत्येक मुद्याची अनुकूल व प्रतिकूल बाजू मांडणे.
3.प्रकरणावर आवश्यक ती कार्यवाही सुचविणे
4.शासनाने घेतलेल्या निर्णयाची पार्श्वभूमी/मुददे/नियम कायमस्वरुपी अभिलेख म्हणून जतन करणे.
3.उत्तम टिपणीचे वैशिष्टे:-
1.टिपणी लिहिताना 1/3 समास सोडावा.
2.आगोदरच्या टिपणीखाली नवीन टिपणी लिहिताना मध्ये जागा सोडावी.
3.उजव्या बाजूला वर आपल्या विभागाचे नाव किंवा क्रमांक लिहून दिनांक लिहावा.
4.टिपणी थोडक्यात व मुददेसुद लिहावी.
5.टिपणीत परिच्छेद असावेत.
6.प्रत्येक मुद्यास एक परिच्छेद याप्रमाणे परिच्छेदास क्रमांक असावेत.
7.टिपणी लेखनास सुरुवात करताना सर्व प्रथम विचाराधिन पत्राचा उल्लेख करावा.(उदा:- वित्त विभाग शा.नि. दि.01.01.2022 चे अवलोकन व्हावे. किंवा संदर्भात असेल तर उपरोक्त संदर्भीय पत्राचे अवलोकन / संदर्भीय पत्रानुसार)
8.विचाराधिन पत्रातील मुख्य विषय थोडक्यात लिहावा.
9.घटनांचा उल्लेख कालानुक्रमाने असावा. टिकात्मक लेखन टाळावे.
10.सर्व संदर्भ समासात नमूद करावेत व त्याप्रमाणे पताका लावाव्यात.
11.संबंधित विषयाबाबत यापुर्वी निर्णय झाला असल्यास सदर नस्ती टिपणीसोबत ठेवून तिचा उल्लेख समासात करावा.
12.टिपणीत कोणाचाही एकेरी उल्लेख करुन नये.टिपणीची लांबी फार वाढवू नये.
13.टिपणीत आकडेवारी/अहवाल तो स्वतंत्र जोडावा व तसे टिपणीत नमूद करावे.
14.टिपणी ज्या अधिकाऱ्यांना सादर करावयाची आहे.त्या क्रमाने टिपणीच्या शेवटी सर्व संबंधितांच्या मान्यतेच्या सहया आणि आवश्यकता असल्यास अभिप्राय घ्यावेत.
15.टिपणी लिहून झाल्यावर कोरा कागद जोडावा. टिपणीस योग्य त्या पताका लावाव्यात.
16.टिपणी ही सार्वजनिक स्वरुपाची नाही हे लक्षात घेऊन टिपणीबाबत गोपनीयता राखावी. वित्तीय बाबीसंदर्भा टिपणी असल्यास संबंधित विभागाची मान्यता घेणे आवश्यक आहे.
17.विषय गुतांगुंतीचा असेल किंवा अनेक मुद्यांवर आदेश पाहिजे असेल तर शेवटी ज्यावर आदेश पाहिजेत.त्यावर 1,2,3 अशा क्रमाने लिहून आदेश मागवावेत.
ब) पत्रलेखन
1.पत्र म्हणजे काय:-
पत्र म्हणजे ज्या माध्यमातून कार्यालयास माहिती मिळते अथवा कार्यालयाकडून माहिती विचारली जाते.कार्यासनांकडून घेतलेलया निर्णयांची माहिती संबंधितास कळविता येते.
2.पत्रव्यवहाराचे प्रकार खालील प्रमाणे आहे.
अ) साधे पत्र:-
1.खाजगी व्यक्ती,संस्था,लोकसेवा आयोग,लोकप्रतिनिधी, लोकायुक्त, केंद्र शासन.
2.भाषा ही अचुक,संक्षिप्त,सुस्पष्ट व पत्राची कालमर्यादा आहे.
ब) अर्धशासकीय पत्र:-
1.महत्वाच्या विषयाकडे वैयक्तिक लक्ष वेधण्यासाठी याचा उपयोग करतात.
2.प्रलंबित माहिती मागवण्यासाठी. शक्यतो समकक्ष किंवा अधिनस्त अधिकाऱ्याला लिहितात
3.विषयास कालमर्यादा असते तसेच तातडी/महत्वाचे असते.
क) कार्यालयीन आदेश:-
1.कार्यालयाच्या अंतर्गत कामकाजाविषयी आदेश.
2.नेमणुका/कार्यविभागणी/जेष्ठता सूची/पदोन्नती इ.
3.अधिनस्त कार्यालयांना सूचना,आदेश कळविण्यासाठी.
ड) ज्ञापन:-
1.औपचारिक आदेश व मंजुरी कळविण्यासाठी/खुलासा मागवणे. विषय मध्यभागी लिहावा.
2.अर्धशासकीय पत्रांना उत्तरे देताना अथवा माहितीचे संकलन करताना याचा वापर करावा करु नये.
इ) परिपत्रक:-
1.विविध कार्यालयांकडून/कार्यालयांतर्गत माहिती संकंलित करणे.
2.सर्व सामान्य सूचना कळविणेकरिता तसेच निर्देश व मार्गदर्शन सूचना कळविणेकरिता.
ई) अनौपचारिक संदर्भ :-
1.मूळ संचिकेवर अभिप्राय मागवण्यासाठी अनौपचारिक संदर्भाचा वापर करतात.
2.अनौपचारिक संदर्भ प्राप्त झाल्यानंतर अपे‍क्षित कार्यवाही पूर्ण करुन संचिका मूळ विभागाकडे पाठवण्यात येते.
ए) शासन निर्णय:-
1.शासनाच्या योजनांना व निर्णयांना मान्यता/मंजूरी. पार्श्वभूमी नमूद केलेली असते.
2.मंत्रालयीन स्तरावरच काढण्यात येतो. मंत्रिमंडळाचा निर्णय समजला जातो
3.भाषा ही अचूक,संक्षिप्त सुस्पष्ट असावी.
4.संबंधित विभागाचा अनौपचारिक संदर्भ क्रमांक नमूद केलेला असतो.
5.शासन निर्णयात आवश्यकतेनुसार दुरुस्ती किंवा फेरफार करण्यासाठी शुध्दीपत्र(Corrigendum) काढले जाते.
6.शासन निर्णय स्थायी आदेश संचिकेत समाविष्ट करणे आवश्यकआहे.
7.अभिलेख वर्गीकरणात ‘अ’ प्रकारात जतन करण्यात येतात
ऐ) अधिसुचना:-
1.राज्यपालांच्या आदेशानुसार व नावाने अधिनियमाच्या उपबंधाखाली काढली जाते.राजपत्रात शासकीय मुद्रणालयामार्फत प्रसिध्दी
2.विधी व न्याय विभागाच्या सल्ल्याने काढणे आवश्यक.असाधारण व साधारण राजपत्रातून प्रसिध्द केले जाते. उपसचिव किंवा त्यापेक्षा वरिष्ठ दर्जाचा अधिकारी काढू शकतो.
ओ) प्रसिध्दी पत्रक:-
1.घटना/वृत्त/धोरणांना जनहितार्थ व्यापक प्रसिध्दी देणे. माहिती व जनसंपर्क/महासंचालनालयामार्फत वृत्तपत्रात / पत्रकार परिषदेद्वारे प्रसिध्दी.
औ) पृष्ठांकन:-
1.दोन पत्रे,अर्ज इत्यादींच्या प्रती माहितीसाठी/अभिप्रायासाठी केला जातो. पृष्ठांकन करताना कोणत्याही विशिष्ट सूचना दिल्या असल्यास त्यावर अधिकाऱ्याने पदनामासह स्वाक्षरी करणे आवश्यक आहे
क) टिपणी व पत्रलेखन याबाबत नमुदा देण्यात आले ते पाहावे.
1.कार्यालयीन कार्यपध्दतीची नियमपुस्तिका(कृषी विभाग):- यामध्ये कार्यालयातील कामकाज कसे असते व कशा पध्दतीने ते करावे लागते. टपाल घेण्यापासून ते टपालदेण्यापासूनचे सर्व काही माहिती यामध्ये देण्यात आली आहे. कार्यालयीन पत्रलेखनांचे नमुने देण्यात आले आहे.
2.कार्यालयीन कार्यपध्दती व रचना- सामान्य प्रशासन विभाग
3.कार्यालयीन रचना व कार्यपध्दती:- श्री.एस वाय कापसे यांची पीपीटी.
4.मंत्रालयातील टिपणीलेखन व पत्रव्यवहार
5.टिप्पणी व पत्रलेखन कसे करावे याबाबत मार्गदर्शन(महत्वाचे)
6.कार्यालयीन व्यवस्थापन:- यशदा
8.टिप्पणी लेखन व पत्रव्यवहार-श्री हिं. ल. पवार.
9.क्रमश: