मुंबई वित्तीय नियम-1959 | Bombay Financial Rules-1959

प्रस्तावना:- मुंबई वित्तीय नियम-1959 | Bombay Financial Rules-1959 यामधील नियम हे वित्तीय नियम आहे. या नियमानुसार वित्त संबंधी कार्यवाही करावी लागते. शासकीय अधिकारी/कर्मचारी यांना अग्रिम या नियमानुसार देय करण्यात येते.या नियमाची माहिती खालील प्रमाणे आहे

अ) मुंबई वित्तीय नियम-1959 Book 

ब)Bombay Financial Rules-1959 Book

क)मुंबई वित्तीय नियम-1959 PPT

ड)मुंबई वित्तीय नियम-1959 PPT

1. शासकीय रकमा स्वीकारणे व हाताळणे (नियम क्रमांक. 3,4,5,6,7,9,10 व 11):-

 शासनातर्फे रक्कम स्वीकारणार्‍या कर्मचार्‍याने, रक्कम भरणार्‍या व्यक्तीस, विहित नमुन्यातील शासकीय पावती   (वित्तीय नमुना १)  दिली पाहिजे. ही शासकीय पावती पुस्तके शासकीय मुद्रणालयातूनच प्राप्त करणे, आवश्यक असते.प्रत्येक पावती पुस्तकातील कोर्‍या पावत्या तपासून त्या बरोबर आहेत, याची खात्री केली पाहिजे.पावत्यांची संख्या व त्या योग्य असल्याबाबतचे प्रमाणपत्र पावती पुस्तकाच्या शेवटी नमूद करावे.सर्व पुस्तके पावती पुस्तक नोंदवहीमध्ये नोंदवावीत.पावती पुस्तके संबंधित प्राधिकार्‍याने आपल्या स्वतःच्या अभिरक्षेत ठेवावीत.एका वेळी एकच पावती पुस्तक वापरात आणावे.रक्कम शासनास प्राप्त झाल्याबद्दल पावती देताना सक्षम प्राधिकार्‍याने पावतीवर स्वाक्षरी करावी.जारी करण्यात आलेल्या पावत्यांच्या आधारे प्राप्त झालेल्या रकमांच्या दिनांकनिहाय नोंदी कार्यालयाच्या रोखपुस्तकात घेण्यात याव्यात.शासकीय रक्कम कार्यालयात सुरक्षितपणे जतन करण्यासाठी मजबूत तिजोरीची व्यवस्था करण्यात यावी.

अशा तिजोरीला दोन कुलुपांची व्यवस्था असावी. एका कुलुपाची किल्ली कार्यालय प्रमुख अथवा आहरण व संवितरण अधिकारी यांच्या ताब्यात असावी.दुसर्‍या कुलुपाची किल्ली रोखपालाकडे असावी.कार्यालयातील तिजोरी उघडताना आणि बंद करताना कार्यालय प्रमुख अथवा आहरण संवितरण अधिकारी आणि रोखपाल हे दोघेही उपस्थित असणे, आवश्यक असते.तिजोरी बंद करताना ती मोहोरबंद (सीलबंद) करणे, आवश्यक असते.कार्यालयातील तिजोरीच्या दोन्हीही कुलुपांच्या किल्ल्यांचा दुसरा संच कोषागार कार्यालयाच्या सुरक्षा कक्षात ठेवण्यात यावा. दरवर्षी एप्रिल महिन्यात कोषागारातील संच काढून वापरात आणावा आणि वापरातील संच कोषागाराच्या अभिरक्षेत जमा करावा.

कार्यालय प्रमुखाने अथवा आहरण व संवितरण अधिकार्‍याने रोखपालाच्या ताब्यात असणारी रक्कम महिन्यातून किमान एकवेळा अचानकपणे मोजली पाहिजे.अशा मोजणीवेळी आढळून आलेली रकमेची अंकी आणि अक्षरी नोंद असलेले प्रमाणपत्र त्या अधिकार्‍याने आपल्या दिनांकित स्वाक्षरीसह रोखपुस्तकावर लिहावे.प्रत्यक्षात आढळून आलेली रक्कम आणि रोखपुस्तकाच्या आकडेवारीनुसार अपेक्षित रक्कम यांचा ताळा करावा.रक्कम कमी अथवा जास्त आढळून आल्यास वरीष्ठ अधिकार्‍यांना आपला अहवाल सादर करावा.वरीष्ठांच्या सूचनेप्रमाणे आवश्यक कार्यवाही करावी.महिन्याच्या शेवटी देखील सर्व व्यवहार पूर्ण झाल्यावर व पुढील आर्थिक व्यवहार सुरू होण्यापूर्वी हिशोबानुसार अपेक्षित रक्कम आणि प्रत्यक्षातील रोख रक्कम यांचा ताळा करावा.त्यानुसार आवश्यक प्रमाणपत्र नोंदवावे.

2. अशासकीय रक्कम  हाताळण्याबाबत तरतुदी (नियम क्रमांक  4 व 12)   :-

कार्यालय प्रमुखाने परवानगी दिल्यास अशासकीय रकमा हाताळताना पुढील दक्षता घ्यावी.

१) अशा अशासकीय रकमा शासकीय रकमांपेक्षा स्वतंत्र ठेवण्यात याव्यात.

२) अशासकीय रकमांच्या व्यवहार नोंदीसाठी स्वतंत्र रोख वही ठेवावी.

३) अशासकीय रकमांची रोखवही देखील संबंधित अधिकार्‍याने नेहमीप्रमाणेच तपासावी.कार्यालय प्रमुखाने परवानगी दिल्यास अशासकीय रकमा हाताळताना पुढील दक्षता घ्यावी.

१) अशा अशासकीय रकमा शासकीय रकमांपेक्षा स्वतंत्र ठेवण्यात याव्यात.

२) अशासकीय रकमांच्या व्यवहार नोंदीसाठी स्वतंत्र रोख वही ठेवावी.

३) अशासकीय रकमांची रोखवही देखील संबंधित अधिकार्‍याने नेहमीप्रमाणेच तपासावी.

3. (नियम क्रमांक 7  व  8): –

 धनादेशाद्वारे रकमा स्वीकारणेअशी पोच पावती पुढील नमुन्यात द्यावी…        

              “दिनांक ………… रोजी रु. …………….. चा धनादेश क्रमांक……………… , ………………….. या कारणाकरिता मिळाला. त्यामध्ये वटणावळीचा खर्च रु. …….. च अंतर्भाव आहे.”

धनादेश वटणावळ शुल्क अगोदरच संबंधिताकडून वसूल करून घ्यावे. तथापि, त्याची नोंद रोख पुस्तकामध्ये घेतली जाणार नाही.जोपर्यंत धनादेश वटला जात नाही, तोपर्यंत शासनाला येणे असलेली रक्कम प्राप्त झाली, असे म्हणता येत नाही.धनादेश वटल्यानंतरच संबंधितांना विहित नमुन्यातील (अंतिम) शासकीय पावती देण्यात यावी.धनादेश बॅंकेला सादर झाल्यानंतर जर तो बॅंकेकडून नाकारण्यात आला तर, त्याबाबत संबंधितास ताबडतोब कळविण्यात यावे.अशा प्रकरणी होणार्‍या विलंबास शासन जबाबदार असणार नाही.ज्या प्रकरणी शासनास रक्कम भरणा करण्याचा अंतिम दिनांक ठरलेला असेल,त्या प्रकरणी अंतिम दिनांकाला कार्यालयास प्राप्त होणारे धनादेश स्वीकारावेत अथवा नाकारावेत, याबाबतचा निर्णय संबंधित अधिकार्‍याच्या स्वेच्छाधिकारामध्ये घेतला जातो.विहित मुदतीनंतर प्राप्त होणारे धनादेश मात्र स्वीकारण्यात येणार नाहीत.शासनास भरणा करावयाची रक्कम जर टपाल विभागाच्या मनिऑर्डर द्वारे पाठविण्यात आली असेल तर अशी रक्कम टपाल कार्यालयात ज्या दिनांकाला भरण्यात आली असेल, तो दिनांक शासनास रक्कम प्राप्त झाल्याचा दिनांक समजण्यात येतो.

4.रोखपेटी व मौल्यवान वस्तू कोषागारात ठेवणे  (नियम क्रमांक 14) :-

कोषागारातून आहरित केलेल्या रकमेपैकी काही रक्कम काही काळासाठी असंवितरित राहू शकते, ही रक्कम सुरक्षितपणे सांभाळणे, आवश्यक असते.कार्यालयाशी संबंधित काही मौल्यवान वस्तू देखील सुरक्षितपणे जतन करण्याची गरज असू शकते.कार्यालयात अशी रक्कम अथवा मौल्यवान वस्तू सांभाळण्यासाठी पुरेशी सुविधा उपलब्ध नसेल तर.या बाबी कोषागाराच्या सुरक्षा कक्षामध्ये ठेवता येतील.कोषागाराच्या सुरक्षा कक्षात रोख पेटी अथवा मौल्यवान वस्तू ठेवण्यासाठी पुढील अटींचे पालन करावे लागते.

१) कार्यालयाची रोखपेटी अथवा मौल्यवान वस्तुंची पेटी मध्यम आकाराची असावी. त्या पेटीला मजबूत अशी कडी – कुलूप व्यवस्था असावी.

२) अशी रोखपेटी वा मौल्यवान वस्तुची पेटी कोषागार सुरक्षा कक्षात ठेवण्यापूर्वी ती मोहोरबंद केलेली असावी.

३) या कुलूपबंद पेटीच्या कुलुपाच्या किल्ल्या मात्र संबंधित कार्यालयाच्या सक्षम प्राधिकार्‍याच्याच ताब्यात असतील.

४) अशी पेटी कोषागाराच्या सुरक्षा कक्षात ठेवण्यापूर्वी पेटीमधील रक्कम अथवा मौल्यवान वस्तू यांचा तपशील एका विवरणपत्रात भरून तो कोषागार अधिकारी यांच्या ताब्यात दिला जावा.

५)  अशी रोख पेटी वा मौल्यवान पेटी कोषागाराच्या सुरक्षा कक्षात ठेवण्यासाठी आणि काढून घेण्यासाठी कोषागार अधिकार्‍यांनी ठरवून दिलेल्या वेळेचाच उपयोग करावा लागेल.

६) शासकीय कार्यालयांच्या व्यतिरिक्त जिल्हा परिषद, पंचायत समिती, नगरपालिका, सहकारी संस्था, सहकारी बॅंका यांना देखील आपल्याकडील रोख वा मौल्यवान वस्तू पेट्या जिल्हाधिकार्‍यांच्या परवानगीने कोषागार सुरक्षा कक्षात ठेवता येतील.

७) अशा पेटी सुरक्षा कक्षात ठेवण्याची सुविधा काढून घेण्याची किंवा त्यामध्ये बदल करण्याचा अधिकार जिल्हाधिकारी आणि कोषागार अधिकारी यांना आहे.

८) कोषागार अधिकार्‍यांनी महिन्यातून एकदा सुरक्षा कक्षातील सर्व पेट्या व मौल्यवान वस्तू यांचे अभिलेख यांची तपासणी करावी व अशी तपासणी केल्याचे प्रमाणपत्र वित्तीय नमुना क्र. ३६ मध्ये द्यावे.

९) वित्तीय नमुना क्र. ३७ मध्ये विहित केल्याप्रमाणे विभागाच्या अधिकार्‍यांनी एक नोंदवही ठेवणे आवश्यक असते तसेच सदरचे  नोंदवहीमध्ये पेटी सुरक्षा कक्षात ठेवणे आणि कक्षातून परत नेणे, याचा तपशील नमूद केरणे आवश्यक आहे.

१०) रोख पेटी वा मौल्यवान पेटी कोषागारात ठेवून घेण्यासाठी कोषागार अधिकार्‍यांना करावयाचा विनंती अर्ज वित्तीय नमुना क्र.३४ व ३५ मध्ये करावा लागतो.

११) विहित नमुन्यात अर्ज केल्याल्या विनंतीनुसार पेटी ठेवून घेण्याबाबतची परवानगी कोषागार अधिकार्‍यांनी वितीय नमुना क्र.३८ व ३९ मधील विहित केलेल्या नमुन्यात देण्यात येते.

5. शासकीय प्रदानाचे प्रमाणक तयार करणे  (नियम क्रमांक 32  ते 36) :-

शासकीय रकमेचे प्रदान करताना त्या संबंधीचे प्रमाणक (Voucher) प्राप्त करून घेणे, आवश्यक असते.या प्रमाणकामध्ये संबंधित शासकीय प्रदानाविषयीचा संपूर्ण तपशील समाविष्ट असतो.या प्रमाणकाचा विशिष्ट नमुना शक्यतोवर वापरण्यात यावा.कार्यालयासाठी पुरवठा करण्यात आलेल्या वस्तुंच्या संदर्भातील बिले शक्यतो शासकीय नमुन्यात सादर करण्यासाठी पुरवठादारांना सांगण्यात यावे.शासकीय नमुन्यात सादर न झालेली बिले परंतु, प्रदानासाठी आवश्यक ती माहिती त्यामध्ये समाविष्ट असेल तरअशी बिले प्रदानासाठी नाकारण्यात येऊ नयेत.अशा प्रकरणी, आवश्यकता असल्यास, प्रदानासाठीची अतिरिक्त माहिती आहरण संवितरण अधिकार्‍याने त्या बिलांमध्ये समाविष्ट करावी.ज्या वेळी शासकीय प्रदानाच्या बदल्यात आवश्यक असलेले प्रमाणक प्राप्त करून घेणे, शक्य नसते.अशावेळी संवितरण अधिकार्‍याने त्या प्रदानाविषयीचे एक प्रमाणपत्र हस्ताक्षरामध्ये तयार करून त्यावर स्वाक्षरी करावी.आवश्यक असल्यास, त्यावर वरीष्ठ अधिकार्‍याची देखील स्वाक्षरी घ्यावी.अशा प्रकरणी, प्रदानाची सविस्तर माहिती नमूद करणे, आवश्यक असते.अशा प्रदानासाठी देखील शासनाने विहित केलेला बिलाचा नमुना वापरण्यात यावा. त्यावर वरीलप्रमाणे प्रमाणपत्र नमूद करावे.व्यापार्‍यांनी दिलेली रोख बिले (Cash Invoices) त्यामध्ये रक्कम मिळाल्याची स्वीकृती असल्याशिवाय, उपप्रमाणक म्हणून मान्य करता येत नाहीत.प्रत्येक प्रमाणकावर, संवितरण अधिकार्‍याने दिनांकित स्वाक्षरी केलेला प्रदान आदेश (Pay Order) नमूद असणे, आवश्यक असते.या प्रदान आदेशात प्रदानाची रक्कम अंकी आणि अक्षरी स्वरुपात असावी लागते.

6.प्रदान आदेशाबाबत रोखपालाची जबाबदारी:-

प्रदानासाठी मंजूर करण्यात आलेल्या प्रमाणकाच्या आधारे प्रत्यक्ष प्रदान करण्यापूर्वी रोखपालाने पुढील बाबी पहाव्यात.

१) संबंधित संवितरण अधिकार्‍याने प्रमाणकावर प्रदान आदेश स्पष्टपणे आणि शाईने नोंदविलेला आहे काय?

२) या प्रदान आदेशावर संवितरण अधिकार्‍याने शाईने स्वाक्षरी केली आहे काय?

प्रमाणक सादर करणार्‍या व्यक्तीने “रक्कम मिळाली” अशी पोच पावती दिल्याशिवाय कोणतेही प्रदान करण्यात येणार नाही.शासकीय कार्यालयांना “मूल्य देय डाक (Value Payable Post)” पद्धतीने जर काही वस्तू प्राप्त होणार असतील तर, त्या वस्तुंचे बिल आणि त्या वस्तुचे वेष्टन (Envelope/ Cover Box) या दोन्हीचा एकत्रपणे प्रमाणक म्हणून स्वीकार करता येतो.अशा प्रकरणी, पोस्टाचे कमिशन देखील या प्रदान रकमेत समाविष्ट असल्यास, तसे आहरण अधिकार्‍याने वेष्टनावर नमूद करावे.शासनाला रकमेचा भरणा करणार्‍या व्यक्तीने रकमेची पोच पावती दिल्यानंतर. कार्यालयाच्या अभिलेख्यासाठी अशा पावतीची “दुय्यम प्रत (Duplicate Copy)” तयार करून ती आहरण संवितरण अधिकार्‍याला प्रमाणित करता येईल.

7.(नियम क्रमांक- ३९): –

थकित मागणीबाबतचे नियमशासनाकडून येणे असलेल्या रकमेची मागणी, अशी मागणी देय झाल्यापासून एक वर्षाच्या आत सादर करणे, आवश्यक असते.अन्यथा अशी मागणी ही थकित मागणी समजण्यात येते.सक्षम प्राधिकार्‍याची मंजुरी असल्याशिवाय थकित मागणीची अदायगी करता येत नाही.निवृत्तीवेतनाच्या रकमा आणि शासकीय ठेवींवरील व्याज तसेच महसूल परताव्याच्या रकमा यांच्याबाबत मात्र हा नियम लागू राहणार नाही.शासनाकडून देय असलेल्या कोणत्याही प्रदानाला विनाकारण विलंब होऊ नये, यासाठी हा नियम तयार करण्यात आला आहे.

सर्वसामान्यपणे तीन महिन्यांपेक्षा जास्त विलंबाच्या मागण्या सादर करताना, या विलंबाबाबतची कारणे नमूद करणे, आवश्यक असते.तर एक वर्षापेक्षा जास्त विलंबाच्या मागण्या या सक्षम प्राधिकार्‍याच्या मंजुरीनंतरच सादर करणे, आवश्यक असते.अशा मागण्यांना आपण “पूर्व लेखापरीक्षा देयके” म्हणून ओळखतो.थकित मागण्या पूर्व मंजुरीसाठी सक्षम प्राधिकार्‍याकडे पाठविण्यापूर्वी कार्यालय प्रमुखाने आपल्या कार्यालयातील संबंधित अभिलेख तपासणे, आवश्यक असते.ही थकित मागणी यापूर्वी आहरित करण्यात आलेली नव्हती आणि संबंधितास प्रदान करण्यात आलेली नव्हती, अशा आशयाचे प्रमाणपत्र कार्यालय प्रमुखाने देणे, आवश्यक असते.त्यानंतरच ही थकित मागणी सक्षम प्राधिकार्‍याकडे मंजुरीसाठी पाठविण्यात यावी.

8.थकित मागण्या मंजुरीचे प्राधिकार:-

थकित मागण्यांना मंजुरी देण्याबाबत पुढील अधिकार प्रदान केलेले आहेत. (महाराष्ट्र शासन, वित्त विभाग, शासन निर्णय  दिनांक १७ एप्रिल २०१५ नुसार)शासकीय कर्मचार्‍यांची वेतन व भत्ते यासंबंधीची मागणी आणि ज्या व्यक्ती शासकीय सेवेत नाहीत, म्हणजेच ज्या व्यक्ती शासन सेवा सोडून गेल्या आहेत, (अशा सेवानिवृत्त/मृत/राजीनामा दिलेल्या/बडतर्फ केल्या गेलेल्या) अशा व्यक्तींची ‘एक वर्षापेक्षा अधिक परंतु सहा वर्षांपेक्षा कमी कालावधीसाठी’ थकित असलेली मागणी कितीही रकमेची असली तरीहीप्रशासकीय प्रमुख, विभाग प्रमुख व प्रादेशिक विभाग प्रमुख यांना अशी थकित रक्कम मंजुरीचे पूर्ण अधिकार आहेत.शासकीय सेवेत असणार्‍या कर्मचार्‍याचे वेतन व भत्ते संबंधित मागण्या आणि ज्या व्यक्ती शासकीय सेवेत नाहीत, म्हणजेच ज्या व्यक्ती शासन सेवा सोडून गेल्या आहेत, (अशा सेवानिवृत्त/मृत/राजीनामा दिलेल्या/बडतर्फ केल्या गेलेल्या) अशा व्यक्तींची ज्या मागण्या सहा वर्षांपेक्षा जास्त कालावधीसाठी थकित आहेत परंतु मुदतीसंबंधीच्या कायद्यानुसार मुदतबाह्य न झालेल्या मागण्या मंजुरीचे प्राधिकार पुढील प्रमाणे आहेत…

१) प्रशासकीय विभाग    –      पूर्ण अधिकार

२) विभाग प्रमुख            –      प्रत्येक प्रकरणी रु.१,००,०००/- पर्यंत…

३) प्रादेशिक प्रमुख         –       प्रत्येक प्रकरणी रु.६०,०००/- पर्यंत…

४) कार्यालय प्रमुख        –        प्रत्येक प्रकरणी रु.४०,०००/- पर्यंत…

           या मागण्यांव्यतिरिक्त इतर मागण्या रु.५,०००/- पेक्षा जास्त रकमेच्या बाबतीत, त्या देय झाल्यापासून एक वर्षाच्या आत, आणि  रु.५,०००/- पेक्षा कमी रकमेच्या बाबतीत, त्या देय झाल्यापासून तीन वर्षांच्या आत सादर करणे, आवश्यक आहे अन्यथा, या दोन्हीही प्रकरणात मंजुरी देण्याचे पूर्ण अधिकार केवळ प्रशासकीय विभागासच आहेत.  थकित मागण्यांना वरील प्रमाणे सक्षम प्राधिकार्‍याची प्रथम मंजुरी घेणे, आवश्यक आहे. त्यानंतरच अशा मागण्या कोषागाराकडे सादर करता येतील.

9.थकित मागण्याची एक वर्षाची मुदत मोजणे: –

१) प्रवासभत्त्याच्या मागणी बाबत, कर्मचारी प्रवास संपवून मुख्यालयात परत आल्याच्या दिनांकापासून एक वर्षाचा कालावधी मोजण्यात येतो.

२) बदली प्रवास भत्ता देयकाच्या बाबत, शासकीय कर्मचारी नवीन पदावर हजर झाल्यापासून एक वर्षाच्या कालावधीची गणना करावी.

३) तथापि, त्यांच्या कुटुंबियांच्या बाबत, असे कुटुंब सदस्य नवीन ठिकाणी आल्याच्या दिनांकापासून एक वर्षाचा कालावधी मोजण्यात यावा.

४) स्थानापन्न वेतनाच्या बाबतीत, मंजुरी आदेश मिळाल्यानंतर लगोलग येणार्‍या वेतनाच्या विहित दिनांकापासून एक वर्षाचा कालावधी मोजण्यात येतो.

५) रजा वेतनाच्या बाबत, रजा मंजुरी आदेशाच्या दिनांकापासून एक वर्षाचा कालावधी मोजण्यात यावा.

६) रोखण्यात आलेली वेतनवाढ तसेच अन्य कारणाने विलंबाने मंजूर केलेली वेतनवाढ, ज्या दिनांकाला मंजूर करण्यात येते, त्या दिनांकापासून एक वर्षाचा कालावधी मोजण्यात येतो.

७) इतर सर्व मागण्यांच्या बाबत, संबंधित मागण्या देय झाल्याच्या दिनांकापासून एक वर्षाचा कालावधी मोजण्यात येतो.

एक वर्षाच्या आत, उपरोक्त अशा कोणत्याही देयकाचे प्रदान झाले नाही तर, त्यास सक्षम प्राधिकार्‍याची मंजुरी आवश्यक ठरते.

10.थकित मागणीचा प्रस्ताव:-

थकित मागणीबाबत सक्षम प्राधिकार्‍याकडे मंजुरीसाठी विनंती करणारा प्रस्ताव पाठविताना तो संयुक्तिक असावा लागतो.अशा प्रस्तावासोबत, संबंधित उपप्रमाणकांसह देयक, योग्य तो प्राधिकार आणि आवश्यक प्रमाणपत्रे पाठविणे, आवश्यक असते.असे देयक विहित मुदतीत कोषागारास सादर का करण्यात आले नाही, याविषयी स्पष्टता येण्यासाठी पुढील मुद्द्यांच्या स्वरुपात तपशीलवार माहिती या प्रस्तावामध्ये सादर करावी.

१) मागणीचे स्वरुप आणि मागणी रक्कम 

२) मागणी मुदतीत सादर करण्यात आली आहे काय?

३) मागणी सादर केल्यानंतर वेगवेगळ्या स्तरावर झालेला विलंब व त्याची कारणे

४) विलंबास जबाबदार कोण व त्याची कारणे 

असा प्रस्ताव प्राप्त झाल्यानंतर, सक्षम प्राधिकार्‍याकडून त्याची छाननी केली जाते व त्यानंतर योग्य प्रकरणी, पूर्व लेखापरीक्षेची आवश्यकता नसल्याबाबतचे प्रमाणपत्र निर्गमित केले जाते

11. मुदतबाह्य मागण्या (नियम क्रमांक – ४०):-

मुदतीसंबंधीच्या कोणत्याही नियमानुसार कालबाह्य झालेली कोणतीही मागणी सर्वसामान्यपणे फेटाळण्यात यावी.शासनाच्या मंजुरीशिवाय अशी कोणतीही कालबाह्य मागणी अदा करण्यात येऊ नये.कालबाह्य झालेल्या आपल्या मागणीचा विशेषत्त्वाने एक खास बाब म्हणून विचार व्हावा, हे पटवून देण्याची जबाबदारी. संबंधित मागणीदार व्यक्तीची असेल.अशा परिस्थितीत केवळ महत्त्वाच्याच कालबाह्य मागण्यांचा विचार शासन स्तरावरून करण्यात येतो.एखादे देयक प्रदानासाठी कोषागाराकडे पाठविण्यापूर्वी त्याच्या कालबाह्यतेचा विचार करण्याची जबाबदारी संबंधित प्रशासकीय अधिकार्‍याची असते.शासनाची मंजुरी असल्याशिवाय सादर झालेल्या कालबाह्य मागण्या कोषागाराकडून फेटाळण्यात येतात.त्यामुळे, थकित रकमेची मागणी कोषागाराकडे सादर करताना, अशी मागणी कालबाह्य झालेली नाही, हे संबंधित अधिकार्‍याने प्रमाणित करणे आवश्यक असते.

12. शासकीय पावती, देयक यांच्या दुसर्‍या प्रती देणे.(नियम क्रमांक- 41):-

         शासनास प्रदान केलेल्या रकमेसाठी, अशी रक्कम भरणा करणार्‍या व्यक्तीस, कार्यालयाकडून विहित नमुन्यातील शासकीय पावती दिली जाते. अशी पावती हरविली आहे, या कारणाने संबंधिताने या प्रदानासाठी दुसरी पावती मागितल्यास.          अशी दुसरी पावती देण्यात येणार नाही. तथापि, अशा प्रदानाबाबतचे प्रमाणपत्र संबंधितास देण्यात येऊ शकते.   कार्यालयाने मंजूर केलेले देयक अथवा मंजूर केलेल्या ठेवींच्या परव्याची प्रमाणके कोषागारातून प्रदान होण्यापूर्वीच गहाळ झाल्यास. संबंधित देयकाच्या अथवा प्रमाणकाच्या आधारे प्रत्यक्षात प्रदान झालेले नसल्याची खात्री कोषागाराकडून करून घ्यावी.व  नंतरच हरविलेल्या देयकाच्या अथवा प्रमाणकाच्या ऐवजी दुसरी प्रत (दुय्यम प्रत) तयार करून त्यावर लाल शाईने “दुसरी प्रत” असे स्पष्टपणे लिहावे. त्यानंतरच असे देयक कोषागारात सादर करावे.

13. अतिप्रदानाच्या रकमेची जबाबदारी(नियम क्रमांक- 42)

वेतन व भत्त्यांची देयके आणि आकस्मिक खर्चाची देयके याद्वारे रक्कम आहरित करताना जर अतिप्रदान झाले तर अशी रक्कम आहरित करणारी व्यक्ती सदर अतिप्रदानास जबाबदार समजली जाते.महाराष्ट्र आकस्मिक खर्च नियम, १९६५ अनुसार आवश्यक असल्यास, अशा अतिप्रदानास नियंत्रक अधिकारी देखील जबाबदार समजला जाईल.जिल्हा कोषागार तसेच उपकोषागार कार्यालयामध्ये येथे देयकांचे पूर्व लेखा परीक्षा न करता प्रदान केले जाते.अशा ठिकाणी देयकांमध्ये काही ढोबळ चुका राहणार नाहीत व देयकात दर्शविण्यात आलेला तपशील योग्य आहेत, याची खात्री करण्याची जबाबदारी कोषागार अधिकार्‍याची असते.अतिप्रदान झालेली रक्कम, संबंधित व्यक्तीकडून वसूल होऊ शकत नसेल तर, नियंत्रक अधिकारी व कोषागार अधिकारी यांनी ढोबळ चूक केलेली असल्यास, त्यांच्याकडून रक्कम वसूल करावी.

14.लेखा परीक्षा आक्षेप व अनुपालन((नियम क्रमांक -43 व 44):-

शासकीय कार्यालयाच्या लेखा परीक्षणानंतर केल्यानंतर महालेखापाल कार्यालयाकडून लेखा परीक्षण अहवाल संबंधित कार्यालयाला पाठविले जातात.या अहवालामध्ये घेण्यात आलेल्या आक्षेपांची दखल संबंधित अधिकारी व कर्मचारी यांनी घेणे, आवश्यक असते.हा लेखापरीक्षण अहवाल संबंधित कार्यालयाच्या नियंत्रक अधिकार्‍यास व प्रशासकीय विभागास देखील पाठविल जातो.

१) ज्या आक्षेपांचा निपटारा सहामाही कालावधीत झालेला आहे, असे आक्षेप वगळून नवीन आक्षेपांचा समावेश पुढील सहामाही कालावधीच्या लेखापरीक्षण अहवालामध्ये केला जातो.

२) अशी सहामाही विवरणपत्रे कार्यालयानुसार व विभागानुसार दोन प्रतींमध्ये बनविली जातात.

३) या विवरणपत्रात आक्षेपाचा थोडक्यात तपशील, आक्षेपाचा कालावधी, आक्षेपात समाविष्ट आर्थिक मूल्य इत्यादी बाबी नमूद असतात. आपल्या विभागाशी संबंधित आक्षेपांचा निपटारा, वित्त विभागाशी विचार-विनिमय करून त्वरित करणे, ही प्रशासकीय विभागाची जबाबदारी असते.

यासाठी संबंधित विभागाचे सचिव, नियंत्रक अधिकारी, महालेखापाल कार्यालयातील संबंधित लेखा परीक्षा अधिकारी यांनी ठराविक कालावधीमध्ये नियमित बैठक-चर्चा करणे, उपयुक्त ठरते.

आक्षेप दीर्घकाळ प्रलंबित राहिल्यास शासनाचे मोठे आर्थिक नुकसान होत राहण्याची शक्यता असते. याकडे प्राधान्याने लक्ष द्यावे.

सहामाही अहवालाचे वेळापत्रक –

प्रशासकीय विभागांनी आपल्या अधिनस्त कार्यालयांकडून लेखा परीक्षा आक्षेपांच्या अनुपालनाविषयीचा अहवाल प्राप्त करून घ्यावा.महालेखापाल कार्यालयाकडून प्रलंबित परिच्छेदांचा सहामाही अहवाल प्राप्त होताच, या दोहोंचा ताळमेळ घ्यावा.एखादे प्रदान हे नियमबाह्य आहे, असे महालेखापालांनी कळविल्यास असे प्रदान तातडीने रोखले पाहिजे.अशा प्रकरणी, प्रदान जर अगोदरच करण्यात आलेले असेल तर किंवा कोषागारातून रक्कम अगोदरच आहरित करण्यात आलेली असेल तर, अशी रक्कम शासनास परत करण्याचे महालेखापालांनी कळविल्यास, त्यावर संबंधित कार्यालयप्रमुखाने त्वरित कार्यवाही करावी.वरील नियमाचे उल्लंघन झाल्यास, या नियमांच्या परिशिष्ट २० मध्ये नमूद केल्याप्रमाणे शासनाचे जेवढे नुकसान झाले असेल, तितक्या रकमेची वसुली संबंधित अधिकारी वा कर्मचारी यांच्याकडून करण्यात यावी.

15. रोख वही(नियम क्रमांक -४५):-

सार्वजनिक बांधकाम विभाग आणि वन विभाग हे दोन विभाग वगळता.उर्वरित शासकीय विभागांनी वित्तीय नियम नमुना क्र. २ मध्ये विहित केल्याप्रमाणे एक रोख वही (Cash Book) ठेवावी.या रोख वहीमध्ये डाव्या बाजुला कार्यालयास प्राप्त होणार्‍या रकमा तर उजव्या बाजुला खर्च होणार्‍या रकमा यांच्या नोंदी रोख वही ज्याच्या ताब्यात दिलेली आहे, त्या शासकीय कर्मचार्‍याने/रोखपालाने घ्याव्यात.रोख वहीमधील व्यवहार नोंदी रोजच्या रोज लिहून पूर्ण करणे, या व्यवहारांच्या जमा व खर्चाच्या बेरजा करून दिवसाच्या शेवटी ‘अखेरीची शिल्लक (Closing Balance)’ काढणे, आवश्यक असते.रोख वहीतील अखेरीची शिल्लक आणि कार्यालयातील रोख पेटीमधील रक्कम तसेच कार्यालयाच्या बॅंक खात्यातील शिल्लक हा सर्व तपशील जुळणे, आवश्यक आहे.महिन्याच्या शेवटी कार्यालयप्रमुखाने याची पडताळणी करून त्याविषयीचे प्रमाणपत्र आपल्या दिनांकित स्वाक्षरीने रोख वहीमध्ये नोंदविणे, आवश्यक आहे.सार्वजनिक बांधकाम व वन विभागाच्या कार्यालयांमध्ये ठेवावयाच्या रोख वही बाबत.महालेखापालांनी ‘लेखा परीक्षा नियम’ या नियमांच्यानुसार सूचना जारी केलेल्या आहेत.त्याप्रमाणे, रोख वही ठेवण्यात येतात.

16.सुरक्षा ठेवी / प्रतिभूती ठेवी (नियम क्रमांक -५१) :-

शासकीय कार्यालयात रोखपालावर शासकीय रक्कम सांभाळण्याची जबाबदारी सोपविलेली असते.तर भांडारपाल व उप भांडारपाल यांच्यावर शासकीय भांडाराची जबाबदारी सोपविलेली असते.कोषागारातील कर्मचार्‍यांवर मुद्रांकांसारख्या मौल्यवान बाबींची जबाबदारी सोपविलेली असते.काही शासकीय कर्मचार्‍यांवर शासनाच्या मालमत्तेची जबाबदारी सोपविलेली असू शकते.या शासकीय कर्मचार्‍यांकडून यदाकदाचित शासकीय हानीची वसुली करण्याची वेळ आल्यास, त्यांच्याकडून अशी संभाव्य वसुली करता येणे शक्य व्हावे, यासाठी त्यांच्या कडून पुढीलपैकी कोणत्याही एका प्रकारात प्रतिभूती (Security) सादर करणे, आवश्यक आहे

.१) वैयक्तिक प्रतिभूती बंधपत्र (Security Bond) – प्रतिभूती म्हणून दोन जामीनदारांच्या स्वाक्षर्‍या असणारे वैयक्तिक प्रतिभूती बंधपत्र करून देता येईल.शासनाच्या एका विभागामध्ये काम करणारा कर्मचारी, दुसर्‍या विभागात काम करणार्‍या कर्मचार्‍यास जामीन राहू शकतो.शासनाचे निवृत्त सेवक किंवा स्थानिक स्वराज्य संस्थेचा सेवक/सेवानिवृत्त कर्मचारी हे देखील शासकीय कर्मचार्‍यास जामीन राहू शकतात.जामीनदारांची पत दरवर्षी तपासावी. आवश्यक असल्यास नवीन जामीनदार घेतले जावेत.

२) शासन मान्य विमा संस्थेचा इमान हमी विमा (Fidelity Guaranty Policy) – विमा कंपनीकडून शासकीय कर्मचार्‍यास एका विशिष्ट नमुन्यातील बंधपत्र दिले जाते.ज्या प्रकरणी, या विमा पॉलिसीच्या प्रिमियमचा सुरुवातीचा किंवा अखेरचा हप्ता शासकीय निधीतून भरला जातो, त्याप्रकरणी महाराष्ट्र शासन विमा संचालनालय यांच्याकडून जारी केलेलेच विमापत्र स्वीकारण्यात यावे.अन्य प्रकरणी, अशा विमा पॉलिसीच्या प्रिमियमचे हप्ते संबंधित शासकीय कर्मचार्‍याकडून भरला जात असेल, तर पुढील कंपन्यांची विमापत्रे चालू शकतील.अशा प्रकरणी, भारतीय सर्वसाधारण विमा महामंडळाच्या खालील उपकंपन्यांनी जारी केलेली विमा पत्रे स्वीकारावीत.

अ) नॅशनल इन्शुरन्स कंपनी

ब) न्यु इंडिया ॲश्युरन्स कंपनी

क) ओरिएंटल फायर ॲण्ड गनरल इन्श्युरन्स कंपनी

ड) युनायटेड इंडिया इन्श्युरन्स कंपनी

1) रोख स्वरुपातील रक्कम – शासकीय कर्मचारी एकाच हप्त्यामध्ये रक्कम देण्यास तयार असेल तर तशी …

किंवा मासिक वेतनातून हप्त्या-हप्त्याने कपात करून देखील रोख स्वरुपात प्रतिभूती स्वीकारता येते…

४) पोस्टाची विमा पॉलिसी किंवा सावधी विमा पॉलिसी (Endowment Policy) – या स्वरुपामध्ये देखील प्रतिभूती स्वीकारता येते. तथापि, सदर पॉलिसीच्या वैधतेविषयी पोस्टमास्टर जनरल यांच्याकडून खात्री करून घेणे, आवश्यक असते…

असे विमापत्र ज्याच्या नावे आहे, त्या कर्मचार्‍याने ते अभिहस्तांकित करणे, आवश्यक असते. या अभिहस्तांकनाची लिखित सूचना पोस्ट मास्टर जनरल यांना द्यावी…

अभिहस्तांकित विमापत्र कार्यालयप्रमुखाच्या हाती देण्यात यावे.

1) शासकीय प्रतिभूती – इंडियन सिक्युरिटीज ॲक्ट,१९२० नुसार मान्य करण्यात आलेल्या शासकीय प्रतिभूती….

तसेच इंडियन ट्रस्ट ॲक्ट, १८८२ मध्ये नमूद केलेल्या प्रतिभूती…

तसेच पोस्टाची रोख प्रमाणपत्रे…

यांचा देखील प्रतिभूती म्हणून येथे स्वीकार करता येईल) पोस्टाच्या बचत बॅंकेतील ठेवी – यांचा देखील प्रतिभूती म्हणून स्वीकार करता येतो…

रोख रकमेऐवजी वरील पैकी कोणत्याही स्वरुपात प्रतिभूती स्वीकारण्यात आलेली असेल तर…

त्या प्रतिभूतीसंबंधीची कागदपत्रे संबंधित कार्यालयप्रमुखाच्या पदनामावर रीतसरपणे हस्तांतरित करण्यात आली पाहिजेत…

अशा हस्तांतरणात काही अडचणी आल्यास, त्या प्रतिभूती स्वीकारण्यात येऊ नयेत…

प्रतिभूतींच्या रकमेमध्ये बाजारभावानुसार चढ-उतार होत असतो…

त्यामुळे बाजारमूल्याच्या ५% पर्यंतचा संभाव्य घसारा सामावला जाऊ शकेल, अशा वाढीव मूल्याच्या प्रतिभूती स्वीकारण्यात याव्यात…

स्वीकारलेल्या प्रतिभूतींच्या बाजारभावामध्ये जर लक्षणीय घट झाली तर, संबंधितास अतिरिक्त मूल्याच्या प्रतिभूती देण्यास सांगावे…

थोडक्यात सादर झालेल्या प्रतिभूतींच्या बाजार मूल्यावर सतत लक्ष असावे…

ज्या कर्मचार्‍याची प्रतिभूती घेणे, आवश्यक आहे,…

त्याने आपल्या पदाचा कार्यभार स्वीकारल्यापासून ३० दिवसांच्या आत अशी प्रतिभूती ठेव म्हणून सादर केली पाहिजे…

अपवादात्मक परिस्थितीत, ही मुदत आणखी ३० दिवसांपर्यंत वाढविता येऊ शकते… त्यासाठी कार्यालयप्रमुखाने योग्य ती कारणे नमूद करावीत…

मात्र कोणत्याही परिस्थितीत, ही मुदत एकूण ६० दिवसांपेक्षा जास्त असणार नाही…

प्रतिभूती ठेव आवश्यक असणार्‍या एखाद्या पदावर, कर्मचार्‍याच्या रजा कालावधीत, दुसर्‍या स्थायी कर्मचार्‍याची तात्पुरत्या स्वरुपात नेमणूक झाल्यास….

आणि अशी तात्पुरती नेमणूक ४ महिन्यांपेक्षा कमी कालावधीसाठी असेल तर त्यास प्रतिभूती देण्याची आवश्यकता नाही

शासकीय कार्यालयातील वाहन चालक…

तसेच शासकीय ग्रंथपाल किंवा ग्रंथालयाचा ताबा असणारे लिपिक…

यांच्याकडून प्रतिभूती घेण्याची आवश्यकता नाही…

तथापि, संबंधित विभाग प्रमुखास एखाद्या प्रकरणी योग्य वाटेल तसा निर्णय घेता येईल…

प्रतिभूती सादर करणार्‍या कर्मचार्‍याने राजीनामा, सेवानिवृत्ती, मृत्यु अथवा बडतर्फी इत्यादी कारणांनी आपले पद रिक्त केल्यास…

पद रिक्त होण्याच्या दिनांकापासून एक वर्षापर्यंतच्या काळात…

त्याच्या प्रतिभूती ठेवी कार्यालयाच्याच ताब्यात असणे, आवश्यक असते…

परिस्थितीनुरुप कार्यालयप्रमुखाचे समाधान झाल्यास व त्याने तसे प्रमाणित केल्यास, आपल्या जबाबदारीवर, कार्यालयप्रमुख अशा प्रतिभूती ठेवी परत करू शकेल                  

17.अभिलेखांचे जतन आणि नष्टीकरण(नियम क्रमांक 52 परिशिष्ट 17):-

शासकीय कामकाजाच्या अनुषंगाने कार्यालयात विविध प्रकारचे अभिलेख तयार होत असतात.यातील काही अभिलेख हे आर्थिक स्वरुपाचे तर काही अभिलेख सेवा विषयक स्वरुपाचे असू शकतात.व्यवहारांच्या स्वरुपावरून हे अभिलेख किती काळ सांभाळून ठेवावेत, हे ठरविण्यात आलेले आहे.विशिष्ट कालावधी पूर्ण झाल्यानंतरच हे अभिलेख नष्ट करता येतात.खर्च विषयक अभिलेख हे या नियमांनुसार ठरवून दिलेल्या कालावधीपूर्वी नष्ट करण्यात येऊ नयेत.विविध प्रकल्प, योजना तसेच बांधकामे हे दीर्घकाळ चालणारे असतात. अभिलेख जतनाचा कालावधी संपल्यानंतरदेखील यांची कामे अपूर्ण राहू शकतात.त्यामुळे अशा परिस्थितीत अभिलेख जतन कालावधी संपलेला असला तरीही यांच्या निगडित अभिलेख नष्ट करण्यात येऊ नयेत.कर्मचार्‍यांशी संबंधित असलेले सेवा अभिलेख हे महत्त्वाचे असतात,संबंधित कर्मचार्‍यांच्या सेवेवर परिणाम करणारे असे हे अभिलेख त्या कर्मचार्‍यांच्या सेवा कालावधीत नष्ट करण्यात येऊ नयेत.स्थायी आदेश, मंजुरी आदेश यांच्या मध्ये जोपर्यंत सुधारणा होत नाहीत, तोपर्यंत ते नष्ट करण्यात येऊ नयेत.

18.अभिलेखांचे प्रकार आणि जतन कालावधी: –

या कालमर्यादेनंतर अभिलेख नष्ट करण्याविषयीचे मंजुरी आदेश विभागप्रमुख निर्गमित करू शकतात.ज्या प्रकारचे अभिलेख जतन करण्यासाठी विशिष्ट कालावधी निश्चित करण्यात आलेला नाही,असे अभिलेख नष्ट करण्यापूर्वी त्यांची यादी तयार करून ती लेखा परीक्षा विभागास (महालेखापाल कार्यालयास) पाठवून त्यांची संमती घेतली पाहिजे.अशी संमती मिळाल्यानंतरच सदर अभिलेख नष्ट करावेत…

19.कर्मचार्‍यांकडून शासनाची हानी – जबाबदारी(नियम क्रमांक-53 परिशिष्ट 20):-

शासकीय कामकाज करताना, आपल्या हातून होणार्‍या ढोबळ चुकांमुळे जर शासनाची काही हानी झाल्यास अशा हानीकरिता आपल्याला वैयक्तिकरित्या जबाबदार धरले जाईल, याची सर्व शासकीय कर्मचार्‍यांना जाणीव असली पाहिजे.प्रत्येक शासकीय कर्मचार्‍याने आपल्या हातून अशी कोणतीही हानी होऊ नये, यासाठी प्रामाणिकपणे प्रयत्न करावेत.एखाद्या प्रकरणी शासनाची हानी झालेली असल्यास, ती आपल्याहातून झालेली नाही, हे दाखवून देण्याची जबाबदारी संबंधित कर्मचार्‍याची असते.अशा प्रकरणी नुकसानीचा अंदाज घेण्यासाठी चौकशी मात्र करण्यात आली पाहिजे.अशा प्रकरणी तातडीने चौकशी सुरू केली पाहिजे.लेखापरीक्षणात काही अनियमितता आढळून आल्यास त्याविषयी लेखापरीक्षकाने आपल्या वरीष्ठास अहवाल दिला पाहिजे.प्रशासकीय निरीक्षणात काही अनियमितता आढळून आल्यास निरीक्षण करणार्‍या अधिकार्‍यांनी त्याविषयी आपल्या वरीष्ठास अहवाल द्यावा.ज्या प्रकरणी कायदेशीर बाबींचा समावेश असेल आणि गुन्ह्याचे स्वरुप फौजदारी असेल तेथे आधी कायदेविषयक सल्ला घेण्यात यावा.कनिष्ठ कर्मचार्‍याकडून झालेल्या चुकीबाबत त्याच्यावर नियंत्रण ठेवणार्‍या अधिकार्‍याने आपल्या कर्तव्यात कसूर केली आहे काय, हे शोधले पाहिजे.अधिकार्‍याने अशा प्रकरणी कसूर केली आहे, असे निदर्शनास आल्यास अशा अधिकार्‍यास देखील जबाबदार धरण्यात यावे.आर्थिक नुकसानीच्या संदर्भात जबाबदार असलेल्या कर्मचार्‍यांच्या आर्थिक दायित्त्वाचा विचार करण्यात यावा.शिस्तभंग विषयक कार्यवाही करताना संबंधित अधिकारी व कर्मचार्‍यांच्या पुढील कार्यक्षमतेवर विपरित परिणाम होणार नाही, याचीदेखील काळजी घेतली जावी.लबाडीमुळे झालेल्या नुकसानीच्या संदर्भात संपूर्ण रक्कम वसूल करण्याचे प्रयत्न झाले पाहिजेत.नियंत्रण ठेवणार्‍या अधिकार्‍याच्या निष्काळजीपणाच्या प्रमाणात त्याच्याकडूनही काही रक्कम वसूल करण्यात यावी.याप्रमाणे जबाबदारी निश्चितीची कार्यवाही अपराध निदर्शनात येताच त्वरित सुरू करणे, आवश्यक आहे.अशा चौकशीस विलंब लागल्यास संबंधित अधिकारी/कर्मचारी सेवानिवृत्त होण्याची शक्यता असू शकते.अशा प्रकरणी, सेवानिवृत्त झालेल्या कर्मचार्‍याचे सेवानिवृत्तीवेतन, हे त्याच्या सेवाकाळातील अपराधासाठी शक्यतो कमी करता येत नाही.तसेच सेवानिवृत्तीवेतन रोखून धरता येत नाही.परंतु, चौकशी पूर्ण होईपर्यंत त्यास सेवानिवृत्ती विषयक लाभ मंजूर करण्यात येऊ नयेत.लबाडीमुळे झालेले नुकसान निदर्शनास येताच अशा नुकसानीची अंदाजित रक्कम जर रु.३००/- पेक्षा जास्त असेल तर अशा प्रकरणी विभाग प्रमुखास अहवाल सादर करण्यात यावा.वित्तीय अधिकार नियमावलीनुसार विभाग प्रमुखांना निर्लेखनाचे जे अधिकार दिलेले आहेत, त्या मर्यादेमधील प्रकरणे विभाग प्रमुखांनाच सादर करण्यात यावीत.फौजदारी स्वरुपाच्या अपराधाची शक्यता असलेल्या प्रकरणी जिल्हा दंडाधिकार्‍यांना (जिल्हाधिकारी) अहवाल सादर करून पोलीस तपासाची प्रक्रिया सुरू करण्यात यावी.तपास करणार्‍या पोलीस अधिकार्‍यास सर्वतोपरी सहाय्य करण्याची जबाबदारी संबंधित विभागाच्या माहीतगार वरीष्ठ अधिकार्‍याची असते.तपासांती न्यायालयीन प्रक्रिया सुरू करण्याची आवश्यकता असेल तर त्वरित तसे करण्यात यावे.अन्यथा शासनाच्या आदेशार्थ प्रकरण सादर करण्यात यावे.शासनाच्या नुकसानीच्या प्रकरणात न्यायालयीन प्रक्रिया सुरू होण्यास विलंब लागत असेल तरीसुद्धा संबंधित कर्मचार्‍याविरुद्ध विभागीय चौकशी सुरू करण्यास बाधा येत नाही.अशी विभागीय चौकशी त्वरेने पूर्ण केल्यास संबंधित कागदपत्रे (पुरावे) न्यायालयीन प्रक्रियेत गुंतून पडण्याची अडचण होणार नाही.

20. शासकीय रकमेचा अपहार किंवा चोरी इत्यादीस प्रतिबंध – उपाययोजना(नियम क्रमांक- 54 व 55):-

कोषागार कार्यालये अथवा बॅंक येथे आपल्या कार्यालयाच्या संबंधातील शासकीय रकमेची ने-आण करण्याच्या कामी कार्यालयातील विश्वासू आणि बराच काळ सेवा झालेल्या कर्मचार्‍याची निवड करण्यात यावी.साधारणपणे रु.३००/- पेक्षा जास्त रकमेची ने-आण करताना दोन कर्मचार्‍यांची नियुक्ती करावी.रु.५,०००/- पेक्षा जास्त रकमेची ने-आण करताना या दोन कर्मचार्‍यांपैकी एक कर्मचारी हा रोखपाल किंवा वरीष्ठ दर्जाचा असावा.शासकीय रकमेच्या अफरातफरीची जोखीम कमी करण्यासाठी कार्यालयप्रमुखाने महिन्यातून एक वेळा लेखा विभागास अचानक भेट देऊन प्रत्यक्ष रोख रकमेची पडताळणी करावी.रोखपुस्तकातील हिशोबाप्रमाणे प्रत्यक्षातील रोख रक्कम जुळते की नाही, हे तपासून त्याने प्रमाणित करावे.

21. कोषागारातून रकमा काढणे(नियम क्रमांक- 57): –

कोषागारातून रक्कम आहरित करताना पुढील तरतुदींचे पालन करणे, आवश्यक असते.

१) एखाद्या प्रकरणी ताबडतोब प्रदान करण्याची आवश्यकता असल्याशिवाय कोषागारातून कोणतीही रक्कम काढण्यात येऊ नये.

२) एखाद्या वित्तीय वर्षात मंजूर झालेली अनुदाने त्या वित्तीय वर्षाच्या अखेरीच्या दिवसापर्यंत खर्च होणे आवश्यक असते. जर असे अमुदान खर्च झाले नाही तर ते व्यपगत होते. यासाठी खर्चाची कोणतीही बाब समोर नसताना केवळ अनुदान व्यपगत होऊ नये या हेतुने रक्कम काढणे, हे नियमबाह्य आहे.

३) एखाद्या गोष्टीवर खर्च करताना, असा खर्च करण्यासाठी सक्षम प्राधिकार्‍याची मंजुरी घेतली आहे काय, हे पाहणे आवश्यक असते..

४) रक्कम खर्च करताना वित्तीय औचित्याच्या सुत्रांचा भंग होत नाही ना…? हे पाहिले पाहिजे.

५) अनुदान उपलब्ध नसताना खर्च करणे, हे नियमबाह्य आहे.

22.वित्तीय औचित्याची सूत्रे(नियम क्रमांक -५८): –

कोषागारातून रक्कम आहरित करताना प्रत्येक शासकीय अधिकारी व कर्मचार्‍याने पुढे नमूद केलेल्या वित्तीय औचित्याच्या सुत्रांचे पालन केले पाहिजे.

१) सर्वसामान्य समंजस व्यक्ती, स्वतःचा पैसा खर्च करताना जितकी जागरुकता बाळगते, तितकीच जागरुकता शासकीय खर्च करताना प्रत्येक शासकीय कर्मचार्‍याने बाळगावी.

२) नेमून दिलेल्या महसुली उत्पन्नाच्या आधारे जी उद्दीष्ट्ये साध्य करण्यासाठी कर्जाऊ रकमा घेतल्या जातात,अशा रकमा त्याच उद्दीष्टांसाठी वापरल्या पाहिजेत  अनुत्पादक योजनांवर असा खर्च करण्यात आला असेल तर,अशा कर्जाऊ रकमांच्या परतफेडीसाठी तरतूद ताबडतोब करण्यात आली पाहिजे.

३) प्रत्यक्ष किंवा अप्रत्यक्षरित्या आपल्यालाच फायदेशीर ठरतील, अशा कोणत्याही रकमेस प्राधिकार्‍याने मंजुरी देता कामा नये.

४) समाजातील एखाद्या विशिष्ट घटकाच्या किंवा विशिष्ट व्यक्तीच्या फायद्यासाठी रकमेस मंजुरी देता कामा नये.  तथापि,

अ) यात समाविष्ट असणारी रक्कम किरकोळ असेल तर.

ब) अशा रकमेसाठी न्यायालयात दावा लावता येत असेल तर.

क) असा खर्च शासनमान्य धोरण म्हणून किंवा रुढी म्हणून करण्यात येत असेल तर.या बाबीवरील खर्च वरील नियमास अपवाद म्हणून करता येईल.

५) प्रवास खर्च इत्यादीसारखे खर्च भागविण्यासाठी जे भत्ते दिले जातात,अशा भत्त्यांकडे ‘फायद्याचे एक साधन’ म्हणून पाहता कामा नये.

23.वेतन व भत्ते प्रदान करण्याचे नियत दिनांक(नियम क्रमांम-71):-

ज्या महिन्याचे वेतन देय असेल, त्या महिन्याच्या शेवटच्या कामाच्या दिवशी वेतन देयकावर स्वाक्षरी करण्यात येईल. आणि पुढील कामाचा दिवस हा वेतन प्रदान करण्याचा नियत दिनांक असेल.राज्याच्या मुख्यालयी प्रदान करण्यात यावयाची वेतन देयके ही पूर्व लेखा परीक्षा करणे, आवश्यक असलेली देयके असतात, अशी देयके ७ दिवस अगोदर स्वाक्षरी करून प्रदानासाठी सादर करता येतील.जिल्हा कोषागारांवर देय असलेली वेतन देयके, ४ दिवस अगोदर स्वाक्षरी करून अशी देयके प्रदानासाठी सादर करता येतील.अशी देयके ज्या महिन्यासाठी देय असतील त्याच्या पुढील महिन्याच्या कामाच्या पहिल्या दिवसाच्या अगोदर वेतनाचे प्रदान करण्यात येऊ नये.तथापि, कोषागारावरील कामाचा ताण कमी करण्याच्या हेतुने, वेतन देयकांसंबंधीचे काम करण्यासाठी सदर महिन्याच्या कामाचे शेवटचे दोन दिवस आणि पुढील महिन्याचा पहिला दिवस असे तीन दिवस विविध विभागांना नेमून देण्यात आलेले आहेत.काही प्रकरणी, महिन्याच्या काही भागांसाठी देय असणार्‍या वेतन तसेच निवृत्तीवेतनाची देयके वेगळी तयार करून महिन्याच्या अखेरीच्या अगोदर त्यांचे प्रदान करता येते. अशी प्रकरणे पुढीलप्रमाणे आहेत.

१) जेव्हा एखाद्या शासकीय कर्मचार्‍याची बदली, दुसर्‍या लेखा परीक्षा मंडळातील कार्यालयात होते, किंवा त्याच लेखा परीक्षा मंडळांतर्गत एका विभागाकडून दुसर्‍या विभागाकडे होते, किंवा एका कार्यालयाकडून दुसर्‍या कार्यालयाकडे होते, तेव्हा.

२) जेव्हा एखादा शासकीय कर्मचारी अंतिमतः शासकीय सेवा सोडून देतो, किंवा त्याची बदली परसेवेमध्ये होते, तेव्हा.

३) जेव्हा एखाद्या निवृत्तीवेतनधारकास एखाद्या विशिष्ट तारखेपासून निवृत्तीवेतनाच्या काही भागाचे अंशराशीकरण करावयाचे असते, त्या तारखेपर्यंत त्यास देय असलेल्या त्या महिन्यातील अंशराशीकरणपूर्व निवृत्तीवेतनाचे प्रदान तो महिना संपण्याच्या आत करता येते, त्याचबरोबर त्यास निवृत्तीवेतनाचे अंशराशीकृत मूल्य देखील देता येते.

24.हयात कालावधीतील वेतन/ निवृत्तीवेतनाची रक्कम मृत्युनंतर वारसदारांना देणे (नि.क्र. 72):-

शासकीय कर्मचार्‍याच्या किंवा निवृत्तीवेतनधारकाच्या मृत्युनंतर त्याच्या वारसदारांना थकबाकी प्रदान करण्याविषयीच्या तरतुदी या नियमात स्पष्ट करण्यात आलेल्या आहेत.एखाद्या कर्मचार्‍याच्या सेवेत असताना अथवा निवृत्तीवेतनधरकाचा मृत्यु झाल्यास, ज्या दिवशी त्याचा मृत्यु झाला असेल, त्या दिवसापर्यंतचे वेतन व भत्ते किंवा निवृत्तीवेतन काढण्यात यावे.त्या दिवशी मृत्यु किती वाजता झाला, याचा विचार करण्यात येऊ नये.मृत कर्मचार्‍याच्या वेतन व भत्त्यांची मागणी करणार्‍या व्यक्तीला नेहमीच्या कायदेशीरतेचा फारसा विचार न करता देय रक्कम प्रदान करता येते.अशी रक्कम रु.५००/- पर्यंत असेल तर जिल्हाधिकारी किंवा वेतन प्रदान करणार्‍या अधिकार्‍याच्या परवानगीने देता येऊ शकेल.मात्र पैसे घेणार्‍या व्यक्तीच्या अधिकारितेबाबत पुरेशी चौकशी केली पाहिजे.देय रक्कम जर रु.५००/- पेक्षा जास्त असेल तर अशी रक्कम देण्यासाठी शासनाची मंजुरी आवश्यक असते.याबाबतीत पैसे घेणार्‍या व्यक्तीच्या अधिकारितेबाबत पुरेशी चौकशी केली पाहिजे.तसेच त्या व्यक्तीकडून दोन जामीनदारांच्या स्वाक्षर्‍यांसह एक क्षतिपुर्ती बंधपत्र करुन घेतले पाहिजे.यासाठी वित्तीय नमुना क्र.४ मध्ये एक फॉर्म विहित करण्यात आलेला आहे.निवृत्तीवेतनधारकाच्या मृत्युनंतर देखील वरीलप्रमाणेच विहित फॉर्म वापरला जावा.शासकीय कर्मचार्‍याच्या किंवा निवृत्तीवेतन धारकाच्या मृत्युनंतर बक्षिसे किंवा सानुग्रह अनुदानांच्या थकबाकीच्या प्रकरणी देखील वरीलप्रमाणेच फॉर्म वापरण्यात यावा.